INGEMEC ASOCIADOS S.A.S., está comprometida con el lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva y sus delitos fuente. De conformidad con lo dispuesto en Capítulo X de la Circular Básica Jurídica, modificado integralmente por la circular externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y parcialmente por la circular externa 100-000004 del 9 de abril de 2021, emitidas por la Superintendencia de Sociedades, INGEMEC ASOCIADOS S.A.S. pone en marcha el Sistema de Autocontrol y Gestión del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM), en adelante SAGRILAFT.
Según lo señalado en la normativa INGEMEC ASOCIADOS S.A.S. tiene políticas y lineamientos para la recolección de información de las contrapartes (clientes, proveedores y demás terceros), con el propósito de obtener un conocimiento pleno previo a la consolidación del vínculo contractual, o en su defecto, cuando ya la relación existe.
A continuación, se evidencian las políticas de cada uno de los sistemas implementados por INGEMEC ASOCIADOS S.A.S.
I. POLÍTICA SAGRILAFT
• La compañía cuenta con una metodología y procedimientos para la Administración del Riesgo LA/FT/FPADM, los cuales permiten identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos inherentes y residuales que puedan afectar a la Compañía.
• Mantener en permanente funcionamiento el programa de Capacitación y divulgación basado en la normativa y desarrollo del SAGRILAFT.
• Se contemplan los principios, prácticas de negocios, conducta del personal incluyendo la exigencia ante los funcionarios para dar cumplimiento de las normas del SAGRILAFT al logro de metas comerciales, confidencialidad y las sanciones relativas al incumplimiento.
• Se adoptarán mecanismos que permitan conservar la información documental de los asociados, los movimientos por entrada y salida de recursos, los reportes a la UIAF, los informes preparados por el Oficial de Cumplimiento, la revisoría fiscal y demás información generada en la ejecución del SAGRILAFT.
• Reportar ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) las operaciones que se hayan determinado como sospechosas e intentadas de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
• La información de las operaciones intentadas o sospechosas relacionadas con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, serán tratados con estricta confidencialidad, por lo cual no podrá dar a conocer el nombre o la identidad de las personas sobre las cuales se hayan determinado conductas que hayan inducido a la generación del reporte.
• Efectuar debida diligencia previa a toda persona natural o jurídica que formalice una relación contractual o legal (Clientes, Trabajadores, Proveedores, Accionistas, Contratistas) con la compañía.
• Cualquier operación en la que la Compañía sea parte, deberá contar con documentación interna y/o externa que explique claramente la naturaleza de las operaciones, la fecha y las aprobaciones impartidas de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para cada área y procesos de la Compañía.
• La Compañía se abstendrá de contraer vínculos con Clientes, Trabajadores, Proveedores, Accionistas y demás partes relacionadas, que esté en alguna lista vinculante y restrictiva, cuando se haya realizado la debida evaluación.
• Los Trabajadores deberán informar de forma inmediata al Oficial de Cumplimiento, cualquier operación inusual, intentada o sospechosa que identifiquen en ejercicio de sus actividades o funciones diarias.
• Los empleados y/o terceros que tengan algún vínculo con la Compañía, asumen el compromiso y la responsabilidad de atender oportunamente las solicitudes realizadas por el Oficial de Cumplimiento.
Por lo anteriormente mencionado, desde mi relación con la compañía, reconozco mi rol proactivo, participativo, protagónico en la aplicación de una cultura de cumplimiento en materia de administración de Riesgo LA/FT/FPADM. Esto es imprescindible para poder ser efectivo, cumplir las exigencias del ente regulador y minimizar la posibilidad de ser un medio o mecanismos para estos delitos. Por lo cual, cumpliré con las siguientes funciones y responsabilidades:
• Dar cumplimiento a las políticas, procedimientos y directrices estipuladas por la empresa para prevenir el riesgo LA/FT.
• Reportar al jefe inmediato, Gerente o al Oficial de Cumplimiento operaciones inusuales, operaciones intentadas y señales de alerta detectadas en el transcurso de sus actividades.
• Cumplir las disposiciones estipuladas en este Manual.
• Asistir a las capacitaciones sobre prevención de riesgo LA/FT.
• Anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales.